情報の一元化により、視認性と共有が円滑化。確かに“伝わる”情報管理へ

ユルドゥルム様：夫であるユルドゥルム・エクレムを代表取締役に、解体業に従事しています。ひと口に解体業といっても業務内容は幅広く、解体によって出た浄化槽の撤去や残土の収集運搬、資材をリサイクルするための届出業務も仕事の一部です。それに直請けのご依頼をいただいた際には、近隣住民の方への挨拶まわりも欠かせません。

ユルドゥルム様：これは弊社に限ったことではないと思いますが、案件受注にもいくつかのパターンがありますよね。直請けをいただくこともあれば、私たちが下請けとしてご依頼をいただくこともありますし、反対に元請けの立場に立つこともあります。そこで、情報管理のために用いていたのがLINEアプリです。

LINEのメリットは、利用人口が多いこと。たとえ、デジタルツールに不慣れであっても、多くの方が使いこなしています。弊社でもLINEの利便性に頼り、案件に関するやり取りはLINEを基本としていました。案件ごとに関係者を招いたグループを立ち上げ、LINEのトーク履歴がそのまま、案件情報の履歴になっていた形です。

しかしながら、LINEはあくまでもコミュニケーションツール。やり取りの容易さの反面、ビジネスの情報管理には、どうしても事足りません。案件ごとにグループが乱立してしまいますし、特に悩まされていたのが資料や画像データの保存期間です。情報共有のために投稿したデータも、一定の期間が過ぎると消えてしまいます。

それに文字情報に関しても先方様との会話を重ねるたびに、過去のやり取りがどんどん流れてしまいますよね。すると、必要な情報にアクセスするには、履歴を延々とさかのぼらなければいけません。これは、かなりの時間のロス。私は社内全体の案件情報を統括する立場にあるため、どうにかしなければ、と。

ユルドゥルム様：はい。情報の視認性を高めながら、情報共有も促したい。これが導入の目的です。私も試行錯誤はしたんです。LINEから抽出した情報をGoogleスプレッドシートに入力して、画像はドライブに保存して。でも、ここでも煩わしさが生じていました。

案件情報をスプレッドシートにまとめようとすると、どうしてもタブが増えてしまいますよね。視認性の向上どころか、シートを作成している私自身でさえ、求めている情報の確認に手間取ります。

それに情報共有とはいっても、従業員は現場仕事が基本。シートの情報を更新するたびに確認を求めるのは、現実的ではありません。すると、シートにまとめた情報も伝わらないまま。管理者である私は伝えた気になっていても、結果的には伝わっていない状況でした。「伝える」と「伝わる」は違う。そのことを痛感しましたね。

ユルドゥルム様：いくつかの施工管理アプリを比較検討しましたが、決め手になったのは、やはり視認性の部分です。「KANNA」はカスタマイズ性に優れ、例えば、解体工事に必要な道路許可証の申請期限だったり、ご挨拶まわりの完了有無だったり、さらには廃棄物処理場の位置情報だったり、こちらが必要とする情報を項目としてプラスできます。

それに建設業者に向けた施工管理アプリというと報告書類のデータベース化に特化したものが多く、弊社の求めるものとはズレがあったんです。それが「KANNA」の場合は報告書類もカバーしつつ、先方様とのやり取りやデータ保存に関しては、LINEのような感覚で操作できます。これまでLINEを利用してきた弊社にとって、慣れのある操作感は非常に重要です。

ユルドゥルム様：管理者の立場として何よりも助かっているのが、案件情報を一元化できたことです。繰り返しになりますが、これまではLINEのトーク履歴から必要な情報を抽出してはスプレッドシートにまとめ、画像をクラウドに保存し、という作業を繰り返してきました。それが「KANNA」を利用すれば、すべてがひとつで済みます。

私たちの業界はデジタルに不慣れなところがあるため、今もLINEを併用している現状です。それでも「KANNA」の利用に積極的な協力会社様は少なくなく、やり取りが円滑になったのを実感しています。その理由はやはり、「KANNA」のチャット機能にあると思いますね。LINEと同じような感覚で会話が進む一方、会話の内容を振り返りたいときもスムーズ。履歴をさかのぼる必要も、データの保存期限を気にする必要もありません。

それに最近、新たな変化があったんです。現場スタッフからすると、全案件を統括している私が“ハブ”のような存在。何かわからないことがあると、とにかく、私の元に確認の電話が入るような状況でした。ですが、現場スタッフも徐々に「KANNA」に慣れてきたのでしょう。私に電話をかけることなく「KANNA」から必要な情報を確認し、能動的にアクションを起こしてくれたんです。これには感動しましたし、「やるじゃん！」と思いましたね（笑）。

ほかにも、アプリならではのプッシュ通知にも助けられています。今まではスプレッドシートの情報を更新したところで、現場の人間には伝わらないまま。それが「KANNA」の場合は、新たな投稿をするごとに通知が届きますよね。通知が来れば、デジタルに不慣れな人間もおのずとチェックします。情報の更新が、きちんと伝わるようになりつつあります。

ユルドゥルム様：現在の弊社はBtoB、もしくはBtoCの業務が基本です。ですが、今後は事業拡大のためにも、安定性のためにも、BtoG、つまりは公的な仕事にも挑戦していきたいと考えています。また、解体業者としての経験を生かしながら不動産事業にも幅を広げるべく、宅建士の資格取得を目指しています。まさに今、勉強の真っ最中です。

建設業界はもちろん、日本社会全体がデジタル化に舵を切りつつある今、事業拡大のためには、弊社自身もデジタル化を進めていくことが不可欠です。「KANNA」の導入は、そのための第一歩。それに弊社は外国人の従業員が多く働く、多国籍な企業です。デジタル化と同様に、従業員のグローバル化も日本社会全体の流れですよね。

弊社のスタッフは多言語のため、「KANNA」を全員に浸透させるのは簡単なことではありません。それでも「KANNA」の営業の方は、とても前向き。今後、さらに発展していくIT業界特有のポジティブさがありますし、その前向きさに背中を押されます。「KANNA」の導入を最初の一歩に、成長に不可欠なデジタル化を進めていきたいと思います。