帳票の種類と選び方
帳票とは
納品書や受領書、請求書はもちろん、給与明細や賃金台帳までさまざまな用途に使用される用紙です。通常、2枚、3枚といった複写形態になっており、1回の記入で控えなども同時に作成することが可能になっています。納品確認、受領確認などは、その場で担当者のサインが必要となることがありますから、複写機能のある帳票が用いられることが多いです。
帳票は、たくさんの種類が用意されていて、それぞれ必要環境に合わせて使い分けることができます。どのような業務に必要なのか、どのくらいのサイズが使いやすいのか、保存用の穴数は何個が適切なのか、どのタイプのプリンタに適合しているのかなどを判断して購入することが大切です。
目的から選ぶ
帳票用紙（無地）
無地の帳票用紙は、使用者の判断で自由に使うことができます。ほとんどの帳票用紙がいずれかのプリンタに対応していますから、必要とするフォーマットを印刷しオリジナルの帳票用紙を作成することが可能なのです。カーボンなどの複写機能が付いているものもありますから、市販の帳票用紙に比べても遜色の無い帳票を作ることができます。
納品書用紙
納品書用紙は、多くの項目を記載する必要があるため印刷機に対応していることが普通です。また、長形3号窓付き封筒やニューメールサイズの窓付き封筒に合ったサイズで作られているため、封筒に相手先の住所や社名を印刷するコストが省けます。
請求書用紙
こちらもほとんどのプリンタの出力に対応しています。請求内容によって1面、2面、3面といったものが用意されていますので、自社の環境に合わせて選ぶことができます。
領収書用紙
領収書用紙も豊富なプリンタに対応している商品が多いです。軽減税率に対応している領収書も用意されていますから状況に応じて導入を検討することも必要です。
給与明細用紙
給与明細用紙には、多くのタイプが用意されています。従来の個別に印刷してそれぞれ封筒に入れるものから、印刷した給与明細用紙を折りたたむことで、そのまま封筒になるものなどがあります。個人データ保護の観点から、裏から透けないように地紋が取り入れられている用紙も用意されています。
サイズから選ぶ
B5、B4、A5、A4、A3、A2といったサイズが用意されています。納品書や請求書のように1枚で使用するタイプや、1枚の用紙から複数の帳票が作成できるものまでさまざまなタイプがあります。自社の目的に合った製品を選ぶことが必要です。
面付から選ぶ
面付とは、1枚の用紙に作成される帳票の数を表します。帳票の種類によって対応する面付が変わってきますので注意が必要です。一般的に使用される納品書、受領書、給与明細などは、1枚の用紙から1～2枚程度の面付が可能ですが、タックなどは15面、18面24面といった多い数の面付ができる用紙も用意されています。
穴数から選ぶ
作成した帳票を綴じ込む際に必要となる穴の数です。事務所等で汎用的に使用される紙製のバインダーの場合なら2穴タイプを選べば間違いありません。そのほかにも、4穴、6穴、8穴、22穴、24穴、29穴、30穴といった商品があります。
適合プリンタから選ぶ
帳票用紙を印刷するには、プリンタが必要になります。事務所等で一般的に利用されているインクジェット、コピー機などのほかにも、ドットプリンタやレーザープリンタといった機器に対応している用紙もあります。
インクジェットプリンタ
もっとも多くの帳票が対応しているプリンタです。染料、顔料のインクを吹き付けることで印刷するプリンタです。家庭用のローコストアイテムも豊富に販売されていますから、パソコンさえあれば自宅で印刷することも可能です。
コピー機
事務所などにある複合コピー機に対応している帳票用紙です。高速印刷が可能ですから大量に帳票が必要なときなど重宝します。
ドットプリンタ
ドットプリンタはインクリボンと呼ばれる着色料を染み込ませたテープに打刻することで用紙に印刷します。そのため、他の印刷では不可能な複写部分への印刷も可能になります。無地の帳票用紙の表面部分にフォーマットを印刷することで複写部分への転写も可能になるのです。
レーザープリンタ
高速印刷が可能なプリンタです。インクジェットとの相違点は、トナーと呼ばれる粉状の塗料を用紙に押し付けることで印刷する点です。インクジェットに比べて発色能力は落ちますが、コストパフォーマンスにすぐれ、印刷スピードも圧倒的に早いです。
帳票用紙は、目的に応じてさまざまな種類のアイテムが用意されています。昨今、印刷技術も高くなっていることから無地の帳票用紙を用意することで、自社に必要な項目だけを出力したオリジナルの帳票用紙を作成することも簡単になっています。