マイナンバーが記載された書類の取扱い方

マイナンバーとは

マイナンバー制度は、国民に12ケタの管理番号を付与することで個人情報の管理を行うものです。行政機関や地方公共団体が正確に個人の情報を把握できるようになるため、社会保障や税金の支払いをはじめとする行政の業務がスムーズになるほか、 国民にとっても種々の申請書類が削減されることで行政サービスの利便性が高まります。さらに所得や受給状況の把握が容易になることで、不正給付の防止などにも役立ち、支援を必要としている人へより行き届いたサービスを提供することができるでしょう。

民間事業者も、源泉徴収票や健康保険の手続きなどで、従業員のマイナンバーが必要です。そのため、企業は従業員とその家族のマイナンバーを市町村や税務署、ハローワークなどに提出します。

一方、企業としても、年金や社会保険などに必要だった書類が削減されるため、事務処理が簡素化されるのがメリットです。

保管時の注意点

従業員から提出を受けるマイナンバーは「特定個人情報」となります。そのため、法律で定められた項目以外の目的でマイナンバーを収集・保管することは認められておらず、姓名や住所といった個人情報よりもさらに厳密な管理が必要です。 情報の漏えい事故は事故件数全体の70パーセント近くが紙媒体によるものと言われています。 メールや記録メディアに意識が集中しがちですが、紙資料のコピー持ち出しを防ぐことも重要です。マイナンバーが記載された書類の盗難や紛失には十分に注意し、対策を講じることが大切です。鍵付きのキャビネットや金庫に入れ、必要がないとき以外は常に施錠しておきましょう。

書類の安全性を第一に考えるのであれば、金庫の利用が確実です。地震や火災が起きても中の機密書類を守れる耐火性能の高いもの、ハンマーやバーナーなどによる破壊を防ぐ防盗性能の高いものがあります。

使い勝手を考えるなら、鍵付きのキャビネットを採用してもよいでしょう。解錠に鍵が必要で、特定の社員しか開けられないようになっているものであれば、担当者以外が誤って書類を持ち出すこともありません。 災害や破壊行為などに対する機能は金庫に劣りますが、容量が大きいものが多く、大量の書類を保管できます。従業員の数が多い場合や、事務所のスペースが限られている場合は、鍵付きキャビネットの導入を検討しましょう。

持ち出し時の注意点

マイナンバーが記録されている書類は、移動させる際にも注意が必要です。事業所内でのちょっとした持ち出しに際しても、紛失や盗難がないよう十分な対策を講じましょう。電子媒体の場合はファイルを暗号化し、パスワードで保護するなどの対策が考えられますが、 書類の場合も同様に、封緘、目隠しシールを用いるなど、外から容易に番号がわからないよう工夫します。また、マイナンバーを取り扱う担当者に対しても適切な教育を行い、適正な取り扱い方法の周知徹底を行わなければなりません。

破棄する時の注意点

個人情報にまつわる法定書類には、それぞれ保存期間が定められており、これを過ぎたものはすべて破棄しなければなりません。これは特定個人情報であるマイナンバーも同様です。 事務手続きに必要な限りは厳重に保管し、退職などにともなって必要がなくなれば、復元ができない状態にして安全に廃棄するよう義務付けられています。

書類を破棄する場合は機密保持能力の高さから、用紙を細かく細断してくれるシュレッダーが用いられます。 細断形状はストレートカットよりもクロスカット、クロスカットよりもマイクロカットの方が細かく、復元も難しくなります。さらに、大量の書類を一度の処理する可能性がある場合は、最大枚数にも着目しましょう。一度に処理できる枚数が多いほうが作業効率は高いです。

• 1.ダストボックス容量　→　ゴミ捨ての頻度に影響します。
• 2.最大細断枚数　→　作業効率に影響します。
• 3.細断形状　→　機密保持能力に影響します。

その他、使用する人数や管理する従業員の人数などを考慮してお選びください。